Google Workspace pour les associations
Les associations éligibles peuvent bénéficier gratuitement de Google Workspace grâce au programme Google pour les associations. Encore faut-il vérifier l'éligibilité, faire valider le dossier, configurer correctement le domaine et organiser les comptes afin de conserver les données au fil des changements de bénévoles ou de membres du bureau.
Nous vous accompagnons dans l'ensemble de la démarche : vérification de l'éligibilité, activation de l'offre, création des adresses e-mail, sécurisation de l'environnement, organisation des Drive partagés et prise en main par les équipes.
Les difficultés les plus fréquentes
Voici les principaux problèmes rencontrés par les associations qui mettent en place Google Workspace sans accompagnement.
Une demande refusée ou bloquée
Une différence entre le nom déclaré et le registre officiel, une adresse e-mail non rattachée à l'association ou un justificatif manquant peuvent suffire à bloquer la validation du dossier.
Des e-mails qui arrivent dans les courriers indésirables
Une mauvaise configuration de SPF, DKIM ou DMARC peut nuire à la délivrabilité des messages. Ces réglages sont particulièrement importants pour les convocations, campagnes d'information, appels aux dons ou reçus fiscaux.
Des données perdues au départ d'un bénévole
Lorsque les fichiers sont stockés dans des comptes Gmail personnels ou que les mots de passe sont partagés entre plusieurs personnes, chaque changement d'équipe peut entraîner une perte d'informations ou d'accès.
Des données d'adhérents insuffisamment protégées
Listes d'adhérents, coordonnées de donateurs ou documents internes ne doivent pas être accessibles par des liens publics ou des partages mal configurés. Une organisation claire des accès permet de mieux protéger ces informations.
Ce que comprend l'accompagnement
Vérification de l'éligibilité
Vérification des informations officielles de l'association et préparation des éléments nécessaires à la demande auprès de Google et de son partenaire de validation.
Activation de l'offre
Création ou configuration du compte Google pour les associations et activation de Google Workspace for Nonprofits ou de l'édition la plus adaptée à votre situation.
Nom de domaine et DNS
Validation du nom de domaine et configuration des enregistrements MX, SPF, DKIM et DMARC pour assurer le bon fonctionnement de la messagerie et améliorer sa délivrabilité.
Adresses et groupes
Création des comptes nécessaires et mise en place d'adresses génériques comme contact@, tresorerie@ ou benevoles@ sous forme de groupes ou d'alias lorsque cela est pertinent.
Drive partagés
Organisation d'espaces dédiés au bureau, à la trésorerie, aux événements ou à la communication. Les fichiers restent ainsi la propriété de l'association et ne dépendent pas du compte personnel d'un bénévole.
Sécurité
Mise en place de la validation en deux étapes, des règles de partage externe et d'une répartition adaptée des droits d'administration.
Reprise de l'existant
Migration, selon les besoins, des e-mails, contacts et fichiers provenant de Gmail, OVH, Outlook ou d'un autre hébergeur.
Prise en main
Session de présentation pour les membres du bureau et remise d'un mémo simple, adapté aux utilisateurs quel que soit leur niveau.
Procédure de passation
Mise en place d'une procédure claire pour gérer l'arrivée et le départ d'un bénévole, d'un salarié ou d'un membre du bureau.
Comment se déroule la mise en place
- 01
Échange découverte
Un échange de 30 minutes pour comprendre le fonctionnement de votre association, les outils actuellement utilisés et le nombre de comptes nécessaires.
- 02
Validation
Préparation du dossier, dépôt de la demande auprès de Google pour les associations et suivi jusqu'à la validation.
- 03
Configuration
Configuration du domaine, des comptes, des groupes, de la sécurité et des Drive partagés, puis reprise éventuelle des données existantes.
- 04
Passation
Présentation de l'environnement aux membres du bureau, remise de la documentation et mise en place d'une procédure pour les futurs changements d'équipe.
Cet accompagnement est fait pour vous si
- ✓Vous êtes une association loi 1901, une fondation ou une fédération et souhaitez bénéficier de Google Workspace dans le cadre du programme Google pour les associations.
- ✓Votre association utilise encore des comptes Gmail personnels ou des mots de passe partagés.
- ✓Vous avez déjà commencé la démarche mais votre demande a été refusée ou reste bloquée.
- ✓Vous gérez des salariés, des bénévoles ou des données d'adhérents et de donateurs qui doivent être correctement organisées et protégées.
À lire aussi : le guide Google Workspace pour les associations, les tarifs Google Workspace, la sécurisation des e-mails avec SPF, DKIM et DMARC et la migration vers Google Workspace.
Questions fréquentes
Parlons de votre association
Un échange gratuit de 30 minutes permet de vérifier votre situation, d'identifier les démarches nécessaires et d'estimer la mise en place de Google Workspace.